Fakturor, Löpande avtal & HubSpot Payments

När fakturor och löpande avtal synkas från Kleer till HubSpot sätter integrationen skyddande standardvärden för att förhindra att HubSpot skickar fakturor eller tar emot betalningar å dina vägnar. Det finns dock några saker du bör vara medveten om för att undvika att oavsiktligt fakturera dina kunder från HubSpot.

Vad integrationen gör automatiskt

Fakturor synkas med Billable satt till No. Det signalerar till HubSpot att dessa fakturor bara är för referens och inte ska användas för att ta emot betalning.

Löpande avtal (synkade som HubSpot Subscriptions) skapas med Invoice creation satt till Off. Det förhindrar att HubSpot automatiskt genererar nya fakturor från prenumerationsschemat.

Dessa standardvärden säkerställer att Kleer förblir källan för fakturering och betalningar.

Vad du bör se upp med

Aktivera inte fakturaskapande på synkade subscriptions

Om du manuellt redigerar en subscription i HubSpot och slår på "Invoice creation" kommer HubSpot att börja generera egna fakturor baserat på prenumerationsschemat. Dessa HubSpot-genererade fakturor är helt separata från dina Kleer-fakturor och kan leda till dubbelfakturering.

Tumregel: Aktivera aldrig fakturaskapande på subscriptions som synkats från Kleer.

Markera inte synkade fakturor som fakturerbara

Om du redigerar en synkad faktura i HubSpot och ändrar Billable till Yes kan HubSpot tillåta att du skickar den som en betalningsförfrågan. Eftersom dessa fakturor hanteras i Kleer bör du alltid skicka dem därifrån istället.

Tumregel: Ändra aldrig faktureringsstatusen på fakturor synkade från Kleer.

Bifoga inte HubSpot-betalningslänkar till synkade fakturor

HubSpot tillåter att du bifogar betalningslänkar till fakturor för onlinebetalning. Om du gör detta på en Kleer-synkad faktura kan din kund betala via HubSpot medan Kleer inte har någon registrering av betalningen. Det skapar bokföringsdifferenser som är svåra att reda ut.

Var försiktig med HubSpot-fakturaworkflows

Om du bygger workflows i HubSpot som utlöses vid fakturaskapande eller subscriptionaktivitet, se till att de inte skickar betalningspåminnelser eller fakturamejl för Kleer-synkade poster. Du kan filtrera bort dessa genom att kontrollera om en kleer_id-property finns på posten.

Sammanfattning

All fakturering, betalningsinsamling och påminnelser ska hanteras i Kleer. HubSpot ska användas som en skrivskyddad vy av din faktura- och avtalsdata.